ملخص كتاب من الفوضى إلى النظام

يقدم المؤلف ليز دافنبورت نظامًا سهل الاستخدام للتنظيم. إذا لم تنهي المشاريع في الوقت المحدد، ونسيت الرد على المكالمات الهاتفية، وفقدت الأوراق، اتبع هذه الخطوات الست لتصبح شخصًا منظمًا ومنضبطًا.

 

لماذا التنظيم مهم؟

في المتوسط، يضيع كل شخص عامل 150 ساعة سنويًا في البحث عن أمتعته. إذا كنت منظمًا، فيمكنك إنجاز المزيد من العمل، والذهاب في رحلات أطول، والحفاظ على مكان عملك هادئًا ونظيفًا، وكذلك إبعاد عقلك عن الصخب والضجيج. في هذه الطريقة المكونة من ست خطوات، نستلهم من “قمرة القيادة”.

 

 

تهيئة البيئة المادية

خلق مساحة فارغة

المساحة الحرة تعني إنشاء بعض المساحة الفارغة في الأدراج، وأرفف الكتب، والأرفف، والخزائن. يتوقف الناس عن الملء عندما تمتلئ المساحة بالكامل. ثم تتراكم كومة من الأشياء على المكتب، وقبل أن تدرك ذلك، يمتلئ المكتب بالورق والأشياء الأخرى.

 

قواعد لخلق مساحة فارغة

• لا تخلط بين الحشد. قم بتعبئة جميع البضائع القديمة ووضعها بعيدًا عن الأنظار.
• احصل على هذه العناصر: صناديق تخزين وصناديق بلاستيكية ذات أغطية.
• أنشئ هذه المربعات: اكتب “المهام العاجلة” في أحدها، و”المهام لاحقًا” في الآخر، و”الأرشيف” في الثالث.
• وكل ورقة تدخل إلى الأرشيف يجب أن تكون مكتوبة عليها بأحرف كبيرة ومقروءة حتى يمكن العثور عليها بسرعة فيما بعد.
• قم بتجميع العناصر المتشابهة: النماذج الضريبية والمستندات القانونية والمذكرات وملفات العميل القديمة.
• تخلص من 95% من الأشياء القديمة. في الواقع، قد تكون العديد من الأشياء التي احتفظت بها في الأشهر الستة الماضية عديمة الفائدة. احتفظ فقط بالوثائق القانونية والمهمة.

 

ابدأ بالأقدم

ابدأ التنظيف من أقدم كائنات سطح المكتب وانتقل نحو الكائنات الأحدث. اذهب إلى الرف الأكثر رعبًا أولاً. أخيرًا، اذهب إلى مكتبك. قم بإفراغ كافة الكائنات ثم قم بفرزها.

قم بتسمية الصناديق

انقل أوراق المكتب غير الضرورية إلى الصندوق. اكتب “ملاحظات” على الصندوق وقرر لاحقًا ما إذا كنت تريد التخلص من المحتويات أو إعادة تدويرها أو الاحتفاظ بها. احتفظ بالأشياء ذات الاستهلاك المنخفض قدر الإمكان. اجعل محيطك هادئًا قدر الإمكان.

رفوف الكتب

إفراغ الرفوف وفرزها. قرر أي منها يجب التخلص منه وأي منها يجب الاحتفاظ به. ما عليك سوى الاحتفاظ بدليل الأعمال والكتب المرجعية المهمة.

خزانة الملفات

إذا كان لديك نظام لحفظ الملفات يمكنك من خلاله العثور على الملفات التي تريدها بسهولة، فلا تلمسها. لا تقم بتخزين الملفات أبجديًا. لأنه إذا نسيت الأسماء، فلن يكون لديك طريقة للعثور على الملفات. استخدم نظامًا أكثر عمومية.

قم بتعيين درج للفئات المهمة. يمكن أن يكون لديك أدراج باسم “العملاء” و”المشاريع” و”المعلومات المرجعية” و”العقود”. لا تستخدم مطلقًا القائمة المنسدلة “متنوعة”. اجعل المجموعات أكبر في كل درج.

القاعدة الأساسية هي أنه إذا كانت المجموعة تحتوي على أقل من 20 قطعة من الورق، فإن هذه المجموعة مميزة جدًا. دمجها في مجموعة أخرى. بدلاً من أن تسأل كيف سأقدمه، اسأل كيف سأستخدمه. يمكن تقديم جميع إيصالات الدفع في 12 مجلدًا. النظر في مجلد لكل شهر. عندما تقوم بدفع الفاتورة، قم بوضعها في ملف الشهر المناسب. لا يهم إذا كانت فاتورة هاتف، أو فاتورة بطاقة الائتمان، أو فاتورة الغاز.

رمز اللون

يمكنك اختيار لون لكل مجموعة؛ على سبيل المثال، العملاء باللون الأحمر. الإدارة الزرقاء والتكاليف الخضراء للقيام بذلك، يمكنك استخدام علامات ملونة بحيث لا تكون هناك حاجة لملصقات ذات ألوان مختلفة. لا تحتاج إلى شراء مجلدات بعشرات الألوان المختلفة.

ملفات الكمبيوتر

تتم إدارة ملفات الكمبيوتر تمامًا مثل الأنظمة الورقية. تعامل مع المجلدات الموجودة داخل الكمبيوتر مثل خزانة الملفات الفعلية.

عند إنشاء ملف جديد، احفظه بنظامك الجديد. حذف الملفات القديمة. مجلدات بأسماء المحفوظات والعملاء والموظفين وما إلى ذلك. يصنع في كل مجلد، ضع مجلدات أخرى إذا لزم الأمر.

 

صناديق حول وتحت المكتب

95% من الأغراض الموجودة تحت مكتبك عديمة الفائدة.

أدراج المكتب: قم بإفراغ محتويات الأدراج بالكامل. ثم أعد الأشياء الثمينة إلى الدرج. تذكر أن تضع العناصر المتشابهة معًا.

يمكن أن يكون وجود درج شخصي مفيدًا جدًا. يمكنك وضع محفظتك وفرشاة الشعر والحلويات هناك.

ألقِ الآن نظرة على مكان عملك وشاهد كيف تتخلص تدريجيًا من الفوضى والفوضى. الآن يجب أن تشعر بالخفة. احتفل بإحساسك الجديد بالخفة الجسدية والعاطفية.

 

المرحلة الأولى: قمرة القيادة

قواعد البدء

يجب أن يكون كل شيء للاستخدام اليومي في متناول اليد.
يجب أن يكون أي شيء له استخدام أسبوعي متاحًا.
كل ما يتم استخدامه شهريًا يجب أن يكون في المكتب.
أي شيء أقل فائدة لا ينبغي أن يكون في المكتب.

فترات راحة العمل

عندما نترك مكتبنا للحظة، عادة ما يستغرق الأمر عشرين دقيقة للعودة إلى مكتبنا. في شركة نموذجية، تعطي لنفسك أعذارًا مثل استراحة لتناول القهوة، أو الذهاب إلى الحمام، أو تدخين السجائر. إذا كنت تعمل من المنزل، فلديك المزيد من الفرص لإضاعة الوقت: سقي الزهور، أو أخذ الكلب في نزهة على الأقدام.

قد تنسى أيضًا سبب تركك لمكتبك. إحضار مقص أو طوابع أو أشياء أخرى. ولهذا يجب توافر كافة الأدوات اللازمة حتى لا يكون هناك انقطاع في العمل. يجب عليك القيام بذلك حتى لا تكون هناك حاجة للنهوض لإحضار الأشياء.

تكوين الشركة

وفي الدراسات التي أجريت لإيجاد بيئة عمل ذات كفاءة عالية تم الحصول على الأمور الأربعة التالية:

ويجب أن تكون مساحة 3 غرف على الأقل 3 متر في 3 متر.
باب يمكن إغلاقه.
هاتف يمكن تعليقه.
ما لا يقل عن متر مربع واحد من المساحة الحرة على المكتب (أي مساحة بالإضافة إلى الكمبيوتر أو الهاتف أو ضوء القراءة)

التكوين الأكثر فعالية هو المكتب على شكل حرف U. ضع الكمبيوتر في الأسفل. خصص جانبًا واحدًا من الطاولة لعمل المشروع الذي يستغرق حوالي ساعة. خصص الجانب الآخر من المكتب للمقاطعات التي لا تستغرق سوى بضع دقائق، مثل إرسال خطاب عبر الفاكس، وملء نموذج، وفتح بريد إلكتروني. إذا كنت لا تستطيع شراء مكتب على شكل حرف U، فالخيار التالي هو مكتب على شكل حرف L. في هذا التكوين، يتم وضع الكمبيوتر عند التقاطع الموجود في الذراع. الخيار الثالث هو وجود جدولين متوازيين على جانبيك. الجدول الأقل كفاءة هو الجدول الخطي أو العادي.

 

مساحة مكتبية مجانية

احتفظ بقطع ورق التذكير صغيرة قدر الإمكان. أنت بحاجة إلى مساحة كافية للعمل.

 

الانقطاعات والتركيز: اقتراحات لتحسين الإنتاجية

أغلق باب الغرفة وأغلق الهاتف. تشير الدراسات إلى أن المشروع الذي يتطلب ساعة واحدة من العمل المتواصل يمكن أن يستغرق أربع ساعات إذا تم تنفيذه مع فترات راحة متعددة.

إنشاء باب افتراضي. تثبيت لافتة “عدم الإزعاج” عند مدخل الغرفة حتى يحترم زملائك وقتك.

تحويل المكالمات الهاتفية إلى شخص آخر أو إغلاق الهاتف. استخدم البريد الصوتي أو جهاز الرد الآلي.

قم بتنفيذ أعمال المشروع في مكان أكثر هدوءًا مثل قاعة المؤتمرات أو الشركة الفارغة أو في المنزل.

إذا كان مسموحًا لك باستخدام سماعات الرأس، ضع قرصًا مضغوطًا وقم بتشغيل بعض الموجات حتى لا تسمع الأصوات المحيطة وتركز أكثر.

 

أربعة أشياء لا غنى عنها في قمرة القيادة

ملف سطح المكتب،
مربع الإدخال،
مربع القراءة،
مربع المؤرشفة

في ملف سطح المكتب، ضع المستندات التي يتم استخدامها يوميًا. هذه هي الملفات التي تعمل عليها حاليًا، والعملاء الذين تتواصل معهم، والموارد التي تشير إليها يوميًا، والمهام المتكررة التي تقوم بها كل يوم، مثل الفاكس ورسائل البريد الإلكتروني؛ لذلك، يتم وضع معلومات المشاريع والعملاء الحاليين والأنشطة التي تتكرر يوميًا والمراجع التي يتم استخدامها يوميًا وأوراق الفاكس في هذا المجلد.

 

صندوق الوارد

كل ما هو جديد يذهب إلى البريد الوارد. هناك قاعدتان لمربعات الإدخال.

1. خصص ساعة واحدة على الأقل من وقتك يومياً للمعلومات الجديدة التي تتلقاها. لا تنس الإدخالات الافتراضية أيضًا، أشياء مثل البريد الإلكتروني والفاكس والرسائل الصوتية ورسائل الهاتف المسجلة وما إلى ذلك، تقوم بمهمة التعامل مع الإدخالات عندما تكون في حالة يقظة ذهنية وسريعة. بعض الناس يكونون في هذه الحالة في الصباح الباكر والبعض الآخر في نهاية الليل. اجعل هذا روتينًا يوميًا.

2. عندما تقوم بإخراج شيء ما من الصندوق، عليك نقله إلى مكان آخر. يجب إفراغ كل البريد الوارد بالكامل يوميًا.

 

صندوق القراءة

نادرًا ما نعود إلى قراءة المواد التي خصصناها لقراءتها. كيفية تصفية القراءات؟ قم بإفراغ مربع القراءة ثم حدد ثلاثة إلى خمسة عناصر قراءة وأعدها إلى المربع. تخلص من باقي محتويات الصندوق.

كلما زادت محتويات البريد الوارد وقائمة المهام، زاد شعورك بالذنب.

 

صندوق الايداع

كم مرة تقوم بأرشفة البيانات؟ يجب أن يتم ذلك بمجرد امتلاء صندوق الأرشيف.

 

 

تخصيص قمرة القيادة الخاصة بك

إذا كنت تقترض شيئًا كثيرًا، فاشتري واحدًا لنفسك. إذا كنت تغادر الغرفة في كثير من الأحيان للحصول على شيء ما، انقله إلى غرفتك. إذا كنت تميل إلى فقدان شيء ما، فامتلك أكثر من قلم واحد.

 

المرحلة الثانية: مراقبة الحركة الجوية

احصل على شاشة رادار واحدة فقط كل يوم حتى ينعكس كل العمل فيها.

اكتب أي شيء.
لاحظ كافة العناصر الموجودة في نفس دفتر الملاحظات.
اكتب جميع العناصر بالترتيب الزمني.
تسجيل جميع الأنشطة الشخصية والتجارية في النظام.

مراقبة الحركة الجوية هي دليل للعمل اليومي. يجب أن ترى ما يلي عليه:

المواعيد التي لديك في أوقات مختلفة من اليوم.
قائمة المهام بطريقة سهلة لتحديد الأولويات.
جميع الملاحظات ذات الصلة، مثل خرائط أماكن الاجتماعات والموضوعات التي تمت مناقشتها والأفكار وأرقام الهواتف والتصاميم وغيرها.

يمكن للإنسان العادي أن يحتفظ بـ 7 وحدات فقط من المعلومات في ذاكرته قصيرة المدى، لذا سجل المعلومات دائمًا.

 

ميزة وجود خطط يومية بدلاً من الخطط الأسبوعية أو الشهرية

يتيح لك النظام المعتمد على التقويم جدولة المهام ليوم محدد. يتيح لك التحكم في الحركة الجوية التركيز على الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها خلال اليوم ويسبب قدرًا أقل من التشتيت.

إذا كنت تضع عادةً قطعًا من الورق على مكتبك لتذكيرك، فإن استخدام مراقبة الحركة الجوية سيمنع مكتبك من الفوضى. في هذه الطريقة، يمكنك ببساطة نقل المعلومات إلى مكتب مراقبة الحركة الجوية وتقديم الورقة ذات الصلة بشكل منفصل. دفتر الملاحظات يحل محل جميع قطع الورق. سوف تتفاجأ بعدد الأوراق التي تم جمعها عن طريق تمرير المعلومات إلى مكتب مراقبة المرور.

كلما زاد قلقنا، قلت المعلومات التي يمكننا تذكرها. إحدى أفضل الطرق للالتزام بكتابة كل شيء في دفتر ملاحظات هي إخبار عائلتك وأصدقائك وزملائك أنه إذا لم يتم تدوين شيء ما، فلن يتم إنجازه. لذلك سيذكرونك بكتابة عملك في دفتر الملاحظات.

مع مكتب مراقبة الحركة الجوية، سيكون لديك بالضبط ما تحتاجه في الوقت المناسب. لن يتم نسيان المعلومات مثل أرقام الهواتف مرة أخرى.

 

كيفية بناء مراقبة الحركة الجوية؟

مكتب مراقبة الحركة الجوية عبارة عن أوراق مؤرخة موضوعة في مجلد مكون من صفحتين لكل يوم. لا يوفر تنسيق ورقة واحدة لمدة أسبوع مساحة كافية لتسجيل الأنشطة اليومية بشكل كامل. كما أنه لا يوجد مساحة متبقية للملاحظات.

لعمل دفتر، يمكنك تجهيز دفتر سلكي وتدوين تواريخ الأيام القادمة على صفحاته. لا تؤرخ الصفحة الأخيرة وتكتب عليها كلمة “المستقبل”. انقل جميع المعلومات الموجودة في الصفحة التالية إلى المكتب التالي.

جمع كافة أنظمة التذكير والمتابعة. يستخدم معظم الأشخاص عادة الطريقتين أو الثلاث التالية.

تقويم الجيب، التقويم المكتبي، التقويم الجداري، التقويم الشهري للشركة، التقويم العائلي على الثلاجة، الملاحظات على الكمبيوتر، الأوراق التي تذهب معك في الاجتماعات، الأوراق على المكتب، الأوراق على الأرض، الملاحظات اللاصقة، لوحات الملاحظات، تذكير الآخرين وملاحظات على مرآة الحمام ورسائل البريد الإلكتروني والبريد الصوتي.

إدخال كافة المعلومات في مراقبة الحركة الجوية. استخدم الحروف والأرقام لتحديد أولويات الأنشطة. تذكر أن هذه قائمة خيارات، وليست قائمة مهام.

قم بتدوين الأنشطة الأكبر باسم “مواعيد مع نفسك”. لاحظ المراجع اللازمة؛ على سبيل المثال، اكتب للإشارة إلى ملف العميل.

إذا كنت لا تعرف متى تفعل شيئًا ما، فقم بتدوين ملاحظة في دفتر الملاحظات قبل وقت من الفرصة الأخيرة. القضاء على أساليب التتبع التي عفا عليها الزمن. اترك جميع الأنظمة التي ذكرناها سابقًا. فكر في تخصيص مكان خاص لمكتبك وضعه دائمًا مفتوحًا على المكتب.

أخبر الآخرين أنك تستخدم هذه الطريقة لتسجيل الأنشطة والمواعيد حتى يُطلب منك اتباعها.

 

تقنيات مراقبة الحركة الجوية المتقدمة

التخطيط المسبق يزيل التوتر والقلق في اللحظة الأخيرة. إذا كان عليك كتابة تقرير مستحق في اليوم الثلاثين من الشهر، فخطط مسبقًا حتى يكون لديك الوقت الكافي للأنشطة اللازمة لإعداد التقرير.

إذا كانت صفحتان لهذا اليوم مملوءتين بأنشطة الكتابة، فيمكنك استخدام إحدى الصفحات الفارغة من الأيام السابقة. تحت الصفحة الحالية، اكتب، راجع الصفحة…

 

 

المخططون الإلكترونيون

لا ينصح المخططين الإلكترونية. يستغرق الأمر الكثير من الانضباط للحفاظ على نظام الجدولة الإلكترونية. لقد فقد العديد من الأشخاص معلوماتهم القيمة بسبب توقف النظام أو تلف البطارية أو مشكلة في البرنامج، وما إلى ذلك. يعود العديد من الأشخاص إلى المخططات الورقية بعد تجربة الأنظمة الإلكترونية.

 

المرحلة الثالثة: القضايا المعلقة

تخصيص قسم للملفات المعلقة. سيكون هذا القسم هو القسم الأكثر استخدامًا لديك. في هذا القسم، ضع الأوراق المهمة والتي تحتاج إلى إجراء، ولكنها لا تستحق الاحتفاظ بها في مجلد منفصل.

القاعدة الأساسية للقضايا المعلقة هي كما يلي:
لا يتم وضع أي ورقة على الإطلاق في مجلد القضايا المعلقة إلا إذا تمت كتابتها أولاً إلى مكتب مراقبة المرور.

 

كيفية إنشاء مجلد الملفات المعلقة؟

قم بإعداد مجلد واكتب عليه “الملفات المعلقة”.
وضعه في ملف سطح المكتب الخاص بك.
اجمع كل المعلومات المتناثرة على طاولة العمل وضعها فيها.
تسجيل النشاط أو الموعد المعني في مكتب المراقبة المرورية.

اكتب حرف ” M” في دفترك لتعلم أنه عليك الرجوع إلى القضايا المعلقة.

ضع الورقة في مجلد الملفات المعلقة وانس الأمر. في الوقت المناسب، سيذكرك مكتب مراقبة المرور.

 

الخطوة 4: اتخذ القرار الآن

قم بزيارة مكتب مراقبة حركة المرور واكتشف عدد الأنشطة التي تقوم بها في المتوسط ​​يوميًا.

قم بتقدير عدد المرات التي تقول فيها لا في اليوم.

اطرح متوسط ​​عدد المهام المكتملة يوميًا من 190 لتحديد عدد المرات التي يجب أن تقول فيها لا.

عندما يكون هناك طلب سيشغل وقتك، اتخذ قرارًا حاسمًا.

اسأل نفسك ماذا علي أن أفعل؟ وهل لدي الوقت الكافي للقيام بذلك؟

كن واقعياً في تقدير وقت تسليم العمل أو المواعيد.

عندما يُطلب منك تغيير خطتك، أظهر للشخص الآخر مكتب مراقبة حركة المرور واطلب منه اتخاذ قرار معقول بناءً على خطتك.

قم بتغيير وجهة النظر بأنك ستفعل شيئًا ما لاحقًا. افعل ذلك الآن وإلا سيكون قد فات الأوان.

 

خصص مكانًا خاصًا لكل ورقة

إذا لم يكن هناك مكان خاص لشيء ما، فهذا يعني أنه يجب عليك إضافة المزيد من الأدراج والصناديق والمجلدات ومساحة التخزين.

 

الخطوة 5: حدد الأولويات دائمًا

تحديد الأولويات.
استخدم طريقة تحديد الأولويات: بالحروف أو الأرقام، حسب اللون، أو بأي طريقة تتوصل إليها.
اتخذ خطوات صغيرة نحو الأحلام والأهداف الكبيرة كل يوم. أهداف تجعل قلبك ينبض بشكل أسرع عندما تتذكرها.
قم أيضًا بإعطاء الأولوية للانقطاعات غير المتوقعة.
تخلص من 85% من الانقطاعات اليومية التي تضيع وقتك.
تحدث إلى رئيسك في العمل حول فوائد العمل المركز والمتواصل.

 

الخطوة السادسة: العادات اليومية الأساسية

خطط ليومك

قبل البدء بيوم العمل، قم بتحديد أولويات المهام.
مراجعة المواعيد.
تعامل مع المهام الأكبر على أنها مواعيد حتى تتمكن من تحويلها إلى مهام أصغر.
فكر في وقت ومكان للتركيز على موضوع معين.

العمل على البرنامج

اجمع كل الأدوات اللازمة للنشاط الأول.
ابدأ العمل على النشاط الأول.
عندما تنتهي، أعد كل شيء إلى مكانه.
اجمع كل الأدوات اللازمة للنشاط الثاني.
ابدأ العمل على النشاط الثاني.
استمر على هذا حتى نهاية اليوم.
خصص الخمس دقائق الأخيرة لأنشطة نهاية اليوم.

نهاية يوم العمل

قم بمراجعة يوم عملك.
كن سعيدًا بما قمت به بنجاح.
تحديد المهام التي تحتاج إلى إعادة جدولة.
تقدير مقدار معقول من الوقت لإكمال المهمة.
ضع سهمًا أمام المهام التي لم تنته بعد في اليوميات.
قم بإزالة جميع الأنشطة غير الضرورية من القائمة. إذا تم تأجيل نشاط ما 5 مرات، فيمكنك إزالة هذا النشاط نهائيًا من القائمة.

 

قم بتنظيف مكتبك في نهاية اليوم

أعد كل الأوراق والأشياء الموجودة على الطاولة إلى مكانها.
لا تترك الأوراق على الطاولة غير مكتملة أبدًا.

 

خذ عقلك من العمل واستمتع بالحياة والأصدقاء والعائلة! احتفل بحمام لطيف وانغمس في أنشطتك المفضلة.