خلق النظام في مكان العمل

1. توفير مساحة كافية للأغراض الخاصة بنا

الفكرة الأولى والأكثر أساسية هي توفير مساحة كافية لعناصرنا. لنفترض أن لدينا رفًا ممتلئًا ويتم الآن إضافة كتب وعناصر جديدة. حسنًا، بالطبع، لا يمكننا أن نكون أكثر تنظيمًا عندما لا يكون لدينا مساحة، وإذا أعطانا شخص ما كتابًا، فمن المحتمل أن نضعه على طاولتنا أو نضع الكثير من الأشياء حول الطاولة؛ لذا فإن هذه النقطة تجعلنا غير قادرين على الحفاظ على مساحة عملنا وخاصة غرفة عملنا منظمة.

لذا تحقق ومعرفة ما إذا كانت لديك مساحة صغيرة، ربما تكون الخطوة الأولى للتنظيم هي الحصول على الرفوف والأدراج والصناديق وأي شيء آخر تعتقد أنه سيساعدك وبالتالي توفير مساحة كافية للعناصر والمعدات التي لديك

2. تحديد مكان العناصر

الفكرة الثانية وهي في غاية الأهمية وهي تحديد مكان العناصر. في بعض الأحيان لم نحدد مكانًا لعنصر معين أو مجموعة من العناصر والمعدات، ولم نفكر في مكان ما، وهذا يجعلنا غير قادرين على التنظيم.

لنفترض أنني لم أحجز أي مساحة للأوراق في الأدراج والأماكن الموجودة لدي (بالورق، ربما قاموا بطباعة فاكس أو خطاب رسمي أو…) تبقى على المكتب، المشكلة ليست في أنني أنا شخص فوضوي، ربما تكون المشكلة بسيطة حيث لا يوجد مكان لهذه العناصر. بالطبع، عندما لا يكون هناك شيء متوقع، يصبح نظامنا أقل ولا يمكننا دائمًا الحفاظ على مكتبنا أو بيئة عملنا نظيفة ومرتبة.

لذا تحقق وقم بإعداد قائمة بالأشياء التي ليس لها مكان. تأكد من أن هذه العناصر تسبب دائمًا الفوضى في مكتبك ومكان عملك.

الأمر نفسه ينطبق على ملفات الكمبيوتر، لنفترض أنك قمت بتنزيل سلسلة من ملفات PDF التعليمية لقراءتها مع مرور الوقت. إذا لم تقم بتعيين مجلد خاص لملفات PDF هذه في جهاز الكمبيوتر الخاص بك، فمن المحتمل جدًا أن تقوم بحفظ هذه الملفات مرة واحدة على سطح المكتب الخاص بك أو أحيانًا في مجلدات أخرى، مما يجعل جهاز الكمبيوتر الخاص بك غير منظم تمامًا ولا يمكنك العثور على الملفات الضرورية لاحقًا.

إذن الفكرة الثانية أو النقطة الأساسية هي تحديد مكان محدد لكل أداة أو عنصر لديك، هذا سيجعلك تعرف على الفور أين يجب وضع هذه الأدوات والعناصر بعد الاستخدام والقيام بالعمل، وسيكون مكتبك أكثر تنظيمًا.

3. الترتيب الأمثل والصحيح للعناصر والأجهزة

الفكرة أو النقطة الثالثة التي تجعلك شخصًا أكثر تنظيمًا هي الترتيب الأمثل والصحيح لعناصرك وأجهزتك. علينا أن نجعل لأنفسنا منطقًا مفاده أن الأدوات والعناصر المتوفرة لدينا متاحة لنا بسهولة شديدة وبعد استخدامها، يمكننا بسهولة إعادتها إلى مكانها ولا نفكر كثيرًا في العثور عليها. يمكننا القيام بذلك بالقليل منها معايير بسيطة.

المعيار المهم هو أن يكون الشيء الذي له استخدام يومي متاحًا لنا، لنفترض أن لدي رفًا على جانبي الأيمن يحتوي على ثلاثة أدراج، ربما في الدرج العلوي الأقرب لي، يجب أن أضع العناصر التي أستخدمها أفعل ذلك كل يوم، وعندما أحتاج إلى ذلك، يمكنني على الفور إخراج شيء ما من هذا الدرج أو إعادة شيء ما إلى ذلك الدرج، وبهذه الطريقة، أستخدم أقل قدر من الطاقة ويصبح عملي أسهل بكثير.

ولذلك، فإن هذا الترتيب المنطقي للأشياء المتوفرة لدينا، والأشياء البعيدة عن متناولنا، والأشياء الموجودة في مكان حيث يمكننا العثور عليها بسهولة أكبر، يجعل عملنا أسهل بكثير ويجعل نظامنا أكثر بكثير. ولذلك، فإن الترتيب الأساسي والصحيح يساعدنا على أن نكون أشخاصًا أكثر تنظيمًا وكل شيء متاح لنا بسهولة ولا نقضي الكثير من الوقت في البحث.

لذا استخدم هذه الأفكار الثلاثة البسيطة وتأكد من أنك ستكون أكثر تنظيمًا. أول شيء هو توفير مساحة كافية في غرفتك، ربما لديك مساحة صغيرة وربما يجب إعداد الأدراج والأرفف وشيء ما. والشيء الثاني هو تحديد مكان معين لكل عنصر، وإذا لم يكن للعناصر أو الملفات مكان محدد، فمن المحتمل أن تكون دائمًا غير منظمة وموضعة في أماكن مختلفة، والشيء الثالث هو تصحيح التخطيط والأشياء التي هي الأكثر استخدامًا وحاول أن تجعل الأشياء التي تستخدمها كل يوم في متناول يدك، وحاول إبقاء الأشياء التي نادرًا ما تستخدم بعيدًا عن متناول يدك.
باستخدام هذه الأفكار البسيطة، يمكنك أن تصبح شخصًا أكثر تنظيمًا.